Электронный документооборот и информационное взаимодействие внутри оу icon

Электронный документооборот и информационное взаимодействие внутри оу



НазваниеЭлектронный документооборот и информационное взаимодействие внутри оу
Дата конвертации27.08.2012
Размер75.34 Kb.
ТипДокументы

Электронный документооборот и информационное взаимодействие внутри ОУ


Ковалев Дмитрий Александрович, зам директора по информатизации ГОУ СОШ № 31 С.-Петербурга. Оригинал статьи опубликован в электронном журнале «Информационные технологии в управлении школой» (http://inform.direktor.ru/index.php)

В настоящее время все большее внимание уделяется вопросу информатизации образования в целом и информатизации школы в частности. Реализуется достаточно большое число целевых программ и проектов; практически в любой городской школе сегодня есть один или несколько компьютерных классов, различное презентационное оборудование - от проекторов до интерактивных досок. Администрация и учителя школы не только имеют доступ к персональному компьютеру и Интернету, но зачастую просто становятся обладателями индивидуальных рабочих мест прямо в собственных кабинетах. Наличие десятка таких «неученических» компьютеров в городской школе сегодня становится обычным явлением (под «неученическими» компьютерами имеются в виду не только те, что находятся в пользовании администрации, но и установленные за пределами компьютерного класса: в учебных кабинетах, библиотеке, учительской). И число таких компьютеров будет, естественно, постоянно увеличиваться.

Встает вполне логичный вопрос об объединении этих компьютеров в единую сеть физически, т.е. об организации сетевого взаимодействия внутри ОУ, о распределении ресурсов локальной сети и доступа в Интернет, об обеспечении некоторой безопасности. Попробую предложить простой (!) и недорогой вариант организации обмена информацией и использования ресурсов сети на начальном этапе.

^ Электронный документооборот

Предположим, что все компьютеры школы объединены в единую локальную сеть с постоянным доступом к Интернет. Какие варианты обмена документами между администрацией и учителями появляются у пользователей сети?

Первый вариант организации документооборота – тот же, который используется для обмена документами с вышестоящими организациями, – электронная почта. Вариант достаточно простой, но имеет при этом ряд недостатков. Во-первых, он связан с использованием Интернет и внешних почтовых сервисов, следовательно, надежность такого варианта вызывает большие сомнения. Во-вторых, подтверждение о доставке информации адресату можно получить, только запросив уведомление о прочтении сообщения. В-третьих, вариант с использованием e-mail достаточно трудоемок: отправителю требуется выполнить операцию по вложению документа, получателю – осуществить извлечение и отправку подтверждения о получении. И наконец, электронная почта не предполагает пересылку документов большого объема.


К тому же многие документы после обработки должны быть переданы следующему адресату, т. е. приходится снова пересылать тот же документ (возможно, исправленный и дополненный), а это опять временные затраты. И все это - при полном отсутствии контроля по пути следования документа. Поэтому такой вариант следует использовать только в крайнем случае – лишь при отсутствии альтернативы.

Вопрос: как сделать обмен документами удобным для участников? Очевидно, требуется «место» в сети, куда смогут попасть все или некоторые ее пользователи. Другими словами, нужен компьютер, дисковое пространство которого будет использоваться участниками обмена, – файловый сервер. Назовем условно этот компьютер «сервером», так как вопрос в данном случае не об операционной системе, которая будет на нем установлена.

На сервере создаются общие папки, которые и будут использоваться для обмена. Один из вариантов такой «общей» папки вы видите на картинке. Внутри папки организуется достаточно логичная структура вложенных папок, таких как: «Планы Отдела Образования», «Приказы», «Расписание» и т. п. Есть среди них папка «Обмен», в которой в свою очередь располагаются папки участников обмена. Дальнейшие действия очень просты: для передачи документ просто копируется в «Обмен» в папку адресата.

Очевидны некоторые преимущества такого варианта. План, полученный из Отдела Образования, можно посмотреть в любое удобное время. И он при этом не «клонируется» с компьютера на компьютер. При такой организации легко можно получить доступ к «объемным» материалам - школьным фотографиям или к презентациям о школе и школьных мероприятиях. Т. е. образуется некоторый архив документов, доступный определенным пользователям сети.

Еще один вопрос, возникающий при такой организации взаимодействия в сети: как быть с правами доступа и информационной безопасностью? Для того чтобы ограничить доступ к определенным документам и разграничить права на чтение, запись, изменение, удаление информации для разных пользователей и папок, проще всего использовать файловую систему NTFS и какую-нибудь операционную систему, умеющую с этой файловой системой работать. Напрашивающийся вариант – Windows 4.0, 2000, XP, 2003 SERVER. Причем, подчеркну, что это не обязательно должна быть серверная ОС. Она достаточно дорогая, и не каждая школа может себе позволить купить лицензию. Все зависит от максимального числа необходимых одновременных подключений к вашему «серверу». Хотя даже Windows 4.0 Server в этом случае предпочтительней: по крайней мере, ни возникнет ситуации, в которой кто-нибудь из участников обмена получит сообщение о невозможности подключения к «серверу» в связи с тем, что достигнуто «максимальное число подключений».

Использование такого способа обмена информацией внутри организации снимает «зависимость» обмена от внешних факторов (наличие Интернет, работа внешних почтовых серверов), исчезает ограничение на объемы информации, появляется возможность создания «общих» ресурсов (таких, как Планы ОО, Фотографии и пр.) Но, вместе с тем, появляются и устанавливаются негласные или документально оформленные Правила обмена документами, принятые внутри сети к обязательному исполнению каждым участником. Попробую остановиться на некоторых из них.

^ Правило 1: «Почти пустая» папка для обмена. Для того чтобы ориентироваться в том, какая новая информация поступила к участнику обмена, он «вынужден» содержать свою папку в порядке. Другими словами, если в папке «Обмен» слишком много документов, то это уже не Обмен, а Архив. Поэтому одно из главных условий эффективности такого способа обмена – убирать документы из папки после обработки. Это не сложно, и, если выполняется систематически, не занимает много времени.

^ Правило 2. Необходимость регулярного просмотра своей папки в «Обмене». Естественно, что сопровождать каждый документ информацией типа «Вам в папку поступил документ» не нужно. Да большинство документов и не требуют моментальной реакции. А посмотреть один раз в течение дня в свою папку – дело привычки и аккуратности. По крайней мере, это проще, чем в течение дня читать постепенно приходящие письма от своих же коллег.

^ Правило 3. Сопровождение срочной информации информационным сообщением по другим каналам связи. Естественно, что срочную информацию приходится сопровождать дополнительным сообщением: по телефону, посредством ICQ или как-либо еще. У нас в школе для таких целей в основном используется голосовая почта Skype (бесплатно и удобно).

И так далее… Правила использования общих ресурсов сети возникают в процессе, как и необходимые дополнительные папки в Обмене: все мы организуем работу так, как нам удобно, ориентируясь на специфику собственной деятельности, опыт и традиции. Например, может возникнуть необходимость в создании папки «Почта», куда переправляются все приходящие на официальный адрес школы письма, вероятно, появится функция подтверждения получения срочной информации и т. п.

«Каналы» информационного взаимодействия

Итак, документооборот в школе как-то наладился. Что еще достаточно просто можно получить, если существует единая локальная сеть и выделенный доступ в Интернет?

Рассмотрим существующие в настоящее время «каналы» информационного взаимодействия с использованием ИКТ. Сюда можно отнести уже упоминавшиеся выше почту и файловый сервер, а также голосовую почту, интернет-пейджеры (ICQ ( http://icq.com ), QIP ( http://qip.ru )) и автоматизированные информационные системы управления. Последние к простым и дешевым отнести никак нельзя. Они требуют отдельного достаточно большого разговора, а главное – наличия в школе финансовых возможностей для их приобретения, а также для содержания специалиста по эксплуатации. А самое главное – наличие этого самого специалиста. И все же хотелось бы несколько слов сказать о голосовой почте.

^ Голосовая почта Skype ( http://www.skype.com/intl/ru ). Голосовая служба Skype предоставляет пользователям возможность обмена голосовыми сообщениями с другими пользователями этой службы. На ее основе достаточно легко осуществляется «живая» голосовая связь между работниками администрации ОУ. Естественно, необходимое условие – наличие микрофона и акустических колонок на каждом административном компьютере. Интерфейс программы достаточно простой и осваивается быстро. А по сравнению с обычным телефоном имеется ряд преимуществ:

• неважно, разговаривает ли вызываемый абонент с кем-либо или нет: входящий звонок все равно виден, и есть удержание текущего и входящего вызова;

• звонки с компьютера на компьютер бесплатные независимо от расположения абонентов, то есть, при необходимости, можно звонить и в другой город, и в другую страну;

• в случае надобности можно организовать конференцию, что в административной работе часто необходимо, и теперь не нужно собирать маленькое оперативное совещание на пять минут: если в процессе разговора возникла необходимость, можно просто подключить еще одного человека и разговаривать втроем;

• по статусу пользователя всегда видно, где находится собеседник и насколько он занят.

Кроме того, использование Skype предоставляет возможность отправлять небольшие текстовые сообщения, что иногда проще, чем отвлекать человека от работы или ждать, когда он окажется на рабочем месте у компьютера. Такое сообщение просто появится на экране, и адресат увидит его, когда окажется у компьютера.

Есть еще масса дополнительных возможностей, таких как звонок на обычный телефон в другой город по более выгодному тарифу, чем междугородняя связь, и т. п. Все услуги прекрасно описаны на сайте Skype ( http://www.skype.com/intl/ru ), там же можно скачать саму программу, есть помощь по установке и использованию.

Использование интернет-пейджеров при наличии Skype становится отчасти бессмысленным, но они вполне могут выполнять функцию обмена текстовыми сообщениями. Эти программы работают стабильно и не требуют практически никаких ресурсов компьютера. Естественно, и Skype, и ICQ предполагают какую-то регистрацию. И в том, и в другом случае она бесплатная и достаточно быстрая. Пользователь получает skype-имя или ICQ-номер, по которым другие пользователи находят его в сети и обращаются к нему.

^ С чего начать?

Начать, конечно, нужно с физической организации локальной сети. Моделей топологии сети достаточно много. Есть варианты недорогие (самостоятельная прокладка кабеля и обжим проводов), можно, затратив определенные средства, воспользоваться услугами какой-либо фирмы. Здесь все упирается только в финансовые возможности ОУ. Но в любом случае единая сеть в школе – необходимое условие дальнейшего развития.

На самом деле главный вопрос сегодня – это не первоначальная организация сети и даже не приобретение лицензионного программного обеспечения, т. е. те «единовременные» затраты, которые любая школа со временем сможет себе позволить. Вопрос в постоянном обслуживании и развитии, для которого необходимо наличие в школе специалистов, таких как системный администратор, инженер по обслуживанию техники, методист по информационным технологиям, заместитель директора по информатизации. И этот вопрос пока остается нерешенным: в штатных расписаниях школ эти единицы отсутствуют. В лучшем случае существует один человек, который выполняет все функции сразу. Хотя в большинстве школ и этот один человек отсутствует, а квалификация простого учителя информатики не позволяет выполнять те необходимые функции, о которых говорилось. Да и времени у него просто нет: ведь основная его работа – это уроки. Об этом как раз и приходится думать сегодня руководителю ОУ, предполагающему внедрение и развитие ИКТ в области управления школой.

Все, о чем здесь говорилось, очевидно для опытных пользователей, системных администраторов и прочих специалистов в области ИТ. Конечно, в идеале - и наличие в школе выделенного сервера, и существование домена, и наличие системного администратора, и развертывание автоматизированных систем управления. Но пока этого всего нет, с чего-то нужно начинать. И начинать лучше с простого решения…




Похожие:

Электронный документооборот и информационное взаимодействие внутри оу iconЭлектронный документооборот и информационное взаимодействие внутри оу
Ковалев Дмитрий Александрович, зам директора по информатизации гоу сош №31 С. Петербурга. Оригинал статьи опубликован в электронном...
Электронный документооборот и информационное взаимодействие внутри оу iconМуниципальное общеобразовательное учреждение
Создание условий для внедрения новых инфокоммуникационных технологий по основным направлениям жизнедеятельности региональной системы...
Электронный документооборот и информационное взаимодействие внутри оу iconЗаключение
Она начала с простейших компонентов живого организма  стала изучать отдельные молекулы и их взаимодействие внутри клеток, пренебрегая...
Электронный документооборот и информационное взаимодействие внутри оу iconМуниципальное общеобразовательное учреждение
Разрешаю разместить в системе электронный дневник, электронный журнал успеваемости следующие данные
Электронный документооборот и информационное взаимодействие внутри оу iconНаучно-историческая, общественно-политическая газета Виртуальный (электронный) выпуск №3, январь 2009г твоя борьба
Это вновь заставляет задуматься об одной из вечных проблем человечества. Национализм и интернационализм, труженики и паразиты – это...
Электронный документооборот и информационное взаимодействие внутри оу iconУчебник для русскоязычных школ. 5 Культура Башкортостана 6
«Электронный словарь» (Толковый словарь, Башкирско-русский, словарь, Русско-башкирский словарь, Орфографический словарь). Электронный...
Электронный документооборот и информационное взаимодействие внутри оу iconЕвразийство как социокультурный тип*
Конституирующее единый социокультурный тип взаимодействие субъектов рассматривается в качестве генетической единицы, которая развертывается,...
Электронный документооборот и информационное взаимодействие внутри оу iconИзучение гравитационного поля
Гравитационное поле (поле тяготения) осуществляет универсаль- ное гравитационное взаимодействие всех видов материи. Наряду с элект-...
Электронный документооборот и информационное взаимодействие внутри оу iconПрограмма методической конференции учителей моу сош №11 по теме: «Взаимодействие образовательных структур в рамках Школы полного дня» ( с 2008-2009 учебного года по 2010-2011учебный год)
Сетевое взаимодействие учреждений общего и дополнительного образования (упк, центры дополнительного образования)
Электронный документооборот и информационное взаимодействие внутри оу icon«Растения — это тоже живые существа. Внутри их тел, как и внутри наших, тоже живут души.»
«Растения это тоже живые существа. Внутри их тел, как и внутри наших, тоже живут души.»
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©podelise.ru 2000-2014
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы

Разработка сайта — Веб студия Адаманов